Как открыть агентство по организации праздников




Индустрия развлечений проходит период трансформации в России, набирая обороты. Доставка обычного букета переросла в яркое зрелище, а проведение юбилея компании может стать настоящей рекламной акцией. Для подобных мероприятий нужны специалисты, которых на отечественном рынке на так много. Ивент-индустрия – перспективная сфера. Бизнес не требует больших вложений, рынок не перенасыщен конкурентами. Но без команды креативно мыслящих людей, надежных исполнителей, которые сформируют хорошую репутацию и популярность, организовать успешную компанию не получится.




Этапы по реализации

На первом этапе необходимо определиться с перечнем предоставляемых услуг. Самыми востребованными из них можно назвать организацию, обслуживание и проведение:

  • корпоративов;
  • детских праздников;
  • свадебных церемоний;
  • вечеров досуга;
  • выездных мероприятий;
  • симпозиумов, конференций и др.

Готовый бизнес-план организации праздников включает следующие этапы:

  1. регистрация бизнеса;
  2. аренда помещения;
  3. наем сотрудников;
  4. маркетинговое продвижение


Документы

Как открыть агентство? Новичкам лучше начать деятельность с формирования клиентской базы, проводить временные мероприятия, создавать репутацию. Надежные субподрядчики, свежие идеи и качественное портфолио – залог успеха. Его создают неделями, месяцами и даже годами, а платить налоги придется сразу после регистрации, поэтому с этим лучше не спешить. Попробуйте провести несколько мероприятий до момента открытия.

Оптимальный старт – открытие ИП с кодом ОКВЭД 92.3 «Прочая зрелищно-развлекательная деятельность» - данное направление охватывает максимально возможное поле работы. Наличие специальных разрешений или сертификатов не требуется.

Помещение

Поначалу можно вообще обойтись без аренды офиса и встречаться с клиентами на нейтральной территории. После наращивания оборотов и формирования клиентской базы позаботьтесь о помещении, где можно принимать заказчиков. Это должен быть респектабельный офис с продуманным дизайном и соответствующей атрибутикой. Менеджеры компании не только проводят встречи, но подготавливают праздники, следят за процессом выполнения, поэтому все, что может понадобиться, должно быть под рукой. Для этого отведите небольшую комнату под склад.

Необходимое оборудование

Для начала нужно купить оргтехнику – несколько компьютеров, сканер, принтер, модем, телефон. Для офиса нужно закупить мебель. Это 2 - 3 стола со стульями, шкаф для хранения документов и атрибутики, сейф. Более дорогую профессиональную аппаратуру (звук, свет) для работы нужно покупать по мере раскрутки компании, а при организации с нуля выгодней брать его в аренду иди использовать услуги субподрядчиков.

Важный аспект – это транспортировка. Учтите, что возить придется все – начиная от посуды, воздушных шаров и костюмов до группы аниматоров. Отлично, если предприниматель может использовать собственный транспорт. Если же его нет – в процессе работы желательно приобрести бус или минивен для перевозки.


Персонал

Организованный творческий персонал – основа любого агентства праздников. Небольшой компании достаточно иметь двоих менеджеров для решения организационных вопросов и поиска клиентов, водителя автомобиля, который помогает при подготовке и проведении мероприятий и ведущего-тамады. Это минимум, без которого сложно реализовать бизнес-идею. Далее зависит от специфики и направления компании – кому-то не обойтись в основном штате без ди-джея, детского аниматора, танцора, фотографа, оператора и др. Как правило, агентство сотрудничает с субподрядчиками и просто творческими людьми на условиях аутсорсинга. Очень важно при этом заключить договор с надежными партнерами, так как от их работы зависит репутация агентства праздника. Ивент-направление  ориентировано на знание нужных площадок, крепких связей с журналистами, PR-менеджерами организаций, наличие базы данных операторов, фотографов и т.д.

Реклама

С чего начать продвижение? По мнению действующих бизнесменов ивент-рынка, 60% клиентов обращаются за услугами вследствие действия «сарафанного радио». Хорошая работа обязательно приведет новых заказчиков. Для продвижения своих услуг нужны сайт-визитка с описанием услуг и качественное порфолио.

Также эффективными способами привлечь новых клиентов можно назвать:

  • раздачу буклетов, листовок, флаеров в местах скопления целевой аудитории;
  • размещение информации в местных СМИ;
  • участие в благотворительных акциях, проведение бесплатных городских праздников с целью увеличить узнаваемость;
  • участие в форумах, социальные сети.


Финансовый план

Одно из ключевых преимуществ данного направления – низкий финансовый порог вхождения в бизнес. Опытные игроки данного рынка называют сумму от 350-400 тыс. рублей – денег хватит на аренду небольшого помещения, найма 3-4 сотрудников и закупку (аренду) праздничной атрибутики. При налаживании работы и формировании клиентской базы, окупить данные расходы можно на 3-й или 4-й месяц работы. Популярные агентства праздников в больших городах в год зарабатывают от 500 тысяч до 1 млн. долларов в год. Но заработанные деньги нужно вкладывать в развитие компании, покупать различное оборудование, мебель, атрибутику. Так как компания может минимизировать расходы на проведение мероприятий и быть независимой. К тому же, это дает возможность освоить новые направления и сдавать закупленную аппаратуру, посуду, тенты, разные приспособления в аренду. Многие агентства ориентируются на аэродизайн как бизнес, кейтеринг (обслуживание выездных мероприятий), предоставляя услуги оформления и обслуживания клиентов в любой точке города.

Коммерческие предложения

Если вы являетесь производителем или поставщиком оборудования, экспертом или предоставляете франшизу в данной сфере, тогда напишите нам через страницу Контактов. Ниже мы разместим информацию о вашем предложении и ваши контакты.

Сохраните статью в закладки. Пригодится;)
→  15.05.2017

Внимание!

На странице публикуются только полезные для других отзывы, в которых указано что человек имел опыт в этом деле.

Заранее большое спасибо, если поделитесь с нашими читателями своим драгоценным опытом!:)

Отзывы владельцев бизнеса:

  1. Аня:

    У меня был опыт работы аниматором. Но я понимала, что для получения стабильного дохода необходимо открыть собственное агентство по организации праздников.

    В это время как раз и партнер нашелся – один из тех, с кем работала аниматором. У него имелись необходимые на первое время костюмы, что очень важно для начинающегося бизнеса. Дополнительных сотрудников тоже нанимать не стали: вдвоем можно быть одновременно и актерами, и сценаристами, и администраторами. И офис на первых порах совсем не обязателен – ответить на звонок можно из собственного дома. Главное – найти клиентов.

    Средств, которые следовало бы направить на рекламу, мы не имели. Пришлось надеяться только на «сарафанное радио» — оба старались рассказать о своем агентстве всем своим знакомым. В результате на первые новогодние праздники получили целых десять заказов. Все заработанные деньги – примерно $400 – пошли на оплату сайта в Интернете и пошив новых костюмов.

    Мой партнер, не обнаружив ожидаемых сверхприбылей, вскоре покинул бизнес. Я стала работать одна. Первоначальный капитал составлял всего тысячу рублей. На такую сумму 8 лет назад удалось приобрести 3 парика и недорогой материал для костюма. В распространении рекламы помогали друзья.

    Зарегистрировалась частным предпринимателем – выручила мама, хорошо разбирающаяся и в бухгалтерском деле, и в оформлении бумаг. А сама я тем временем продолжала придумывать и проводить праздники.

    Месяцев через шесть число заказов настолько возросло, что я почувствовала: мне необходимы помощники. Для начала пригласила к себе на работу однокурсницу, потом – еще одну помощницу. Работали в моей квартире с 10 до 19 часов – принимали звонки, репетировали, готовили костюмы. За это время, кроме собственно организации праздников, мне пришлось научиться искусству украшения дома или ресторана воздушными шариками – многие клиенты просили именно такое оформление. Приобрела насос для шариков, изучила большое количество литературы по декорированию. Трем сотрудникам, разумеется, было тяжело справляться с таким объемом работы, но мне помогали родственники.

    Примерно 2 первых года мы даже не думали о доходе. Я выплачивала заработную плату сотрудникам, остальные деньги вкладывала в развитие. Приобретала декорации, шила оригинальные костюмы. На рекламу тратиться не спешила – сайт и «сарафанное радио» давали совсем не плохие результаты.

    Когда появились деньги, арендовала крошечный офис. Через 3 года сменила его на другое помещение – просторнее. Поняла, что для агентства много значить собственное, пускай даже скромное пристанище – не всегда заказ можно обсудить во время телефонного разговора. Солидные клиенты стремятся встречаться лично, чтобы иметь возможность ознакомиться с презентациями и фотографиями прошедших праздников. Разумеется, встречу можно провести и где-нибудь в кафе, но для имиджа это самый лучший вариант. Нельзя, чтобы клиент думал, будто мы даже на собственный офис заработать не сумели.

    Число сотрудников постепенно увеличивалось. Я завела знакомства в среде профессиональных аниматоров, сформировала группу актеров-внештатников, готовых выступать на наших праздниках. Теперь я могла уже не играть в качестве артистки, а работать над развитием своего предприятия. На седьмой год у нас появился профессиональный бухгалтер, который смог заменить на этом посту мою маму. На сегодняшний день в штате агентства 8 постоянных работников, остальные привлекаются при необходимости. Особенности нашего бизнеса таковы, что в один день может поступить большое количество заказов, а в другой – ни чего. Следовательно, большой штат нам не требуется.

    Приносить ощутимые доходы мое агентство стало лишь недавно – через 8 лет работы. Долгое время жили очень трудно, так как прибыль в таком бизнесе зависит от стоимости проводимого мероприятия. К примеру, простенький День рождения на 20 персон обойдется в пределах 10 тыс. руб., а свадьба с лимузинами, рестораном и шоу артистов – не менее 500. Небольшие фирмы крупные праздники заказывать не станут, а мини-торжества заработка не дадут.

    Вознаграждение агентства обычно составляет от пяти до десяти процентов стоимости праздника. Первый крупный заказ мы получили лишь спустя 3 года с начала работы. Это была свадьба, бюджет которой равнялся $120. Продолжалась она трое суток. Проводить такое мероприятие очень тяжело, зато опыт остается просто бесценный. Но и потом довольно долго крупномасштабные праздники были для нас большим стрессом.

    На подготовку масштабного мероприятия требуется несколько месяцев – от 2 до 6. Все зависит от того, на сколько сложный проект был выбран. Во-первых, надо сочинить и согласовать с заказчиком сценарий, Во-вторых – найти помещение. Потом – вызвать подходящих артистов, опытных официантов и других помощников. И все это надо проделать таким образом, чтобы клиент был удовлетворен. Нельзя упускать даже мелочей – самая ничтожная из них способна испортить все впечатление.

    Например, проводим День рождения ребенка – праздник с солидным бюджетом. Именинника доставляют в карете, на тройке лошадей. А под конец вечера планируется, что на гостей с верху опустится огромное количество надувных шариков. Но родители по какой-то причине заказываются эти шарики у другого поставщика, который даже не поинтересовался расстановкой столиков. Получилось, что шарики попали прямо в тарелки гостей – финал мероприятия оказался смазанным.

    Несмотря на напряженную работу, институт я все-таки закончила. Педагогом, правда, работать не стала, но высшее образование постоянно мне помогает. Именно в институте я научилась придумывать собственные сценарии. А это одна из самых сложных составляющих работы агентства. Часто клиент отвергает новые идеи, так как не представляет, как они будут воплощаться. Приходится тратить большое количество времени и сил на то, чтобы донести до заказчиков их смысл. Вдобавок клиенты часто сами не понимают, чего им хочется.

    1
  2. Аноним:

    Работаю в сфере организации праздников более семи лет, специализируюсь на корпоративах. На основании собственного опыта считаю, что для старта требуется не такой уж большой капитал. Вполне достаточно создать приличный сайт в Интернете, завести прямой городской номер и регистрацию в налоговой инспекции.

    Регистрироваться лучше как Общество с ограниченной ответственностью, а не как Индивидуальный Предприниматель. Дело в том, что для ИП обязательны крупные страховые взносы. А вот ООО вправе само определять, какие налоги на зарплату платить и делать ли это вообще. К тому же большинство корпоративных клиентов стараются не работать с ИП.

    Частая ошибка большинства начинающих предпринимателей – открытие ООО на упрощенке. Почему этого делать не следует? Прежде всего, крупные корпоративные заказчики не станут сотрудничать с вами из-за того, что нет НДС. Потом, работая по общей системе, не надо платить минимальные налоги – вы сами можете определять, какую сумму перечислять государству.

    На начальном этапе работы праздничное агентство вполне может обойтись без офиса. Это даст большую экономию средств. Корпоративные клиенты, как правило, не хотят приезжать в офис, а звонить по телефону можно и из дома. Частным заказчикам же достаточно назначать встречи где-нибудь на нейтральной территории.

    Не следует брать в штат ни артистов, ни ведущего, ни фотографа, ни оформителя. Зачем платить им ежемесячно зарплату, когда существует большое количество компаний-подрядчиков, готовых оказать такие услуги. Менеджеров тоже не стоит брать на оклад – только на проценты. Но они должны быть достаточно высокими – в районе половины от чистой прибыли.

    Мой опыт показал, что реклама в этой сфере работает очень плохо. В свое время я вложил в сайт почти миллион, вывел его на первые позиции по запросам организации праздников, но звонки были лишь единичные и то без особых успехов. Прибыль мне приносил лишь прозвон корпоративных клиентов.

    В сфере организации праздников нередко первые заказы поступают чуть ли не через год после открытия фирмы. Это совершенно нормально, надо просто преодолеть этот первоначальный период. Не следует отчаиваться и закрывать агентство через два или три месяца.

    Не надо брать никаких кредитов. У меня случалось, что целый год не было заказов, а потом приходил клиент, обеспечивавший работой с миллионной прибылью, которая окупала и затраты, и терпение.

    Для меня оказалось выгоднее работать на ОСНО: расходы обозначать произвольно, для крупных сумм пользоваться обнальными конторами. В случае чего можно просто закрыть агентство через 3 года и открыть новое. УСН-6 такого не позволяет, потому что единый налог удается уменьшить лишь с помощью взносов в фонды, да и то только в 2 раза.

    Если нет сотрудников, офис агентству праздников не требуется — за все годы работы ко мне ни один корпоративный клиент не заглянул. Одно время я пытался работать в офисе, даже менеджер был на окладе. Мы пытались приглашать к нам клиентов, но никто не хотел даже за чашкой кофе пообщаться. Смысл всех отказов сводился к следующему: планируете работать – пожалуйте к нам сами, мы – заказчики, и к вам не поедем.

    0
  3. Аноним:

    Я начинал работать в области организации праздников, не имея никакого опыта, только небольшой набор более или менее полезных контактов. Как показала практика, достаточно минимального капитала. Можно даже иметь параллельную основную работу, приносящую доход, достаточный для проживания.

    Я не обладаю ни талантом ведущего, позволяющим проводить корпоративы или свадьбы, ни педагогическим опытом, необходимым для организации детских мероприятий. Мне больше нравится самому слушать музыку, чем быть диджеем. Потому моя роль – это распорядитель-администратор праздника, который должен:
    — разработать предложение для клиента, соответствующее его желаниям и возможностям; если не указывается конкретный бюджет, их может быть несколько – от самых дорогих, до более дешевых;
    — в день проведения проконтролировать максимальное выполнение запланированного сценария;
    — проследить, чтобы зал был вовремя украшен, диджей привез все необходимое оборудование, ведущий находился в «форме», столы расставлены соответственно договоренности;
    — быть рядом на случай, если придется решать какие-то непредвиденные вопросы.

    Клиенты платят агентское вознаграждение и отдельную сумму за предоставленные услуги. Что это им дает:
    — не надо контролировать каждую отдельно взятую позицию исполнителей;
    — не обязательно встречаться с каждым, общаться и разъяснять, что и как было запланировано;
    — не требуется обзванивать всех, если появляются какие-то изменения;
    — нет необходимости производить оплату множества различных счетов;
    — нет нужды координировать происходящее в день мероприятия.

    Сейчас, имея даже небольшой опыт, считаю, что офис агентству праздников совершенно не нужен. Что он дает? Во-первых, лишние затраты. Во-вторых, чаще всего встречи назначаются или на территории клиентов, или после окончания рабочего дня, где-нибудь в кафе.

    Не следует заранее нанимать людей, пока не известно точно, где они будут заняты. Лучше всего определить минимальный список возможных контактов, включающий:
    — аниматоров;
    — ведущих;
    — диджеев;
    — декораторов;
    — артистов шоу программ;
    — техники, которую можно взять в аренду.

    Надежнее всего, когда собирается потенциальная команда, состоящая из проверенных людей. Самое главное, что имеется у любого агентства – это его репутация. Работает она по принципу: сделали хорошо – все в порядке, оплошали хоть в чем-то – пиши пропало.

    Никогда не следует говорить клиентам, что вы что-то не знаете или не сможете. Лучше сказать: необходимо уточнить доступность этой даты, такого времени. Даже если какую-то услугу вы не в состоянии сейчас оказать, можно попытаться найти эту возможность.

    При недостатке опыта старайтесь посещать различные мероприятия, наблюдать, делать выводы, отмечать, что вам нравится, а что нет и почему. Не стесняйтесь задавать вопросы обеим сторонам – клиентам и исполнителям. Можно даже поработать в качестве волонтера, которому видно все изнутри. Ищите всю доступную информацию, например, в Интернете, где много сценариев, отзывов и описаний.

    0

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.